Konferencja jak to ugryźć?
Może na sam początek zadajmy sobie pytanie, czym są te konferencje. Zatem, konferencja jest to spotkanie ludzi z danej firmy, instytucji bądź organizacji w celu omówienia danych zagadnień. Prościej, jest to spotkanie w określony dzień, w określonym miejscu oraz o określonej godzinie, gdzie grupa ludzi spotyka się, aby omówić i wymienić swoje uwagi, poglądy, przemyślenia zawodowe lub spotkać się z wcześniej zaproszonym gościem.
Wbrew pozorom zorganizowanie takiej konferencji nie jest łatwe. Musimy wziąć pod uwagę wiele czynników. Takich jak: miejsce konferencji, czas, tematykę oraz zaproszonych gości. Dodatkowo musimy pamiętać o tym, aby uczestnicy naszej konferencji mieli chwilę przerwy podczas zazwyczaj długiego spotkania.
Organizacja Konferencji
Aby zorganizować idealną konferencje dla swojej firmy musisz wszystko zaplanować krok po kroku, najlepszym sposobem jest stworzenie planu, który będzie przedstawiał wszystkie założenia, jakie chcesz zorganizować podczas konferencji.
Tworzenie takiego planu ułatwia dopięcie wszystkiego na ostatni guzik. W planie na pewno chcesz zawrzeć, jakich gości zaprosisz, jak będzie wyglądał całościowy program konferencji oraz czy chcesz zawrzeć atrakcje towarzyszące w trakcie trwania konferencji.
Kolejnym ważnym aspektem jest obsługa, od której w większym stopniu zależy powodzenie konferencji. Nie chodzi nam tu tylko o obsługę z firm eventowych, ale także o obsługę hotelową oraz każdej innej firmy, która dostarcza potrzebne elementy na konferencję.
Jak już mówimy o obsłudze poruszmy też temat Hotelu. Zazwyczaj poszukujesz dla swojej firmy najlepszego miejsca, na jakie tylko możesz sobie pozwolić. Pamiętajmy, że wiele hoteli posiada bardzo atrakcyjne sale konferencyjne, które nie tylko będą imponować swoim wyglądem, ale również wystrojem oraz klimatem. Pamiętaj również, aby wybierać tak miejsce konferencji, aby nikt nie miał problemu z dojazdem!
Przerwa kawowa
Przerwa kawowa jest to chwila czasu wolnego dla uczestników konferencji. Zazwyczaj jest ona przeprowadzana mniej więcej w połowie wydarzenia. Podczas niej ludzie nie tylko mogą się napić kawy czy zjeść kanapeczkę, mogą również porozmawiać ze sobą i wymienić się swoimi dotychczasowymi wrażeniami oraz przemyśleniami. Dodatkowo bardzo ważnym aspektem, o który należy pamiętać jest zorganizowanie dobrego cateringu, który uśmierzy głód po kilku godzinach siedzenia i słuchania konferencji.
Zabawy integracyjne podczas konferencji
Bardzo fajna propozycją dla firm jest zorganizowanie zabawy lub gry integracyjnej np. przed lub po konferencji. Ludzie nie tylko się rozbudzą, ale też pozwoli im to na lepsze poznanie siebie.
Taką atrakcję możemy zorganizować wszędzie czy to w plenerze, czy w przeznaczonej do tego sali. Jedyne, co nas może ograniczać to nasza sama wyobraźnia. W naszym repertuale czeka masa wyśmienitych gier, od tych najłatwiejszych po te skomplikowane. Tylko od ciebie zależy, jaką wybierzesz, jako atrakcje towarzysząca.
Konferencja kontra pandemia?
Niestety okres pandemiczny był jednym z najgorszych dla organizowania konferencji. Hotele pozamykane na cztery spusty, firmy przechodzące na pracę on-line, ludzie bojący się o swoje zdrowie. Wszystko nagle jakby umarło, brak możliwości, aby obejść obostrzenia, aby jednak móc jakoś znowu złączyć ludzi. Dzień po dniu kolejne obostrzenia, kolejne zamykane przedsięwzięcia.
Na całe szczęście znalazł się sposób na ponowne tchnięcie życia w organizowanie konferencji. Było nim przeniesienie ich do świata wirtualnego.
Konferencje on-line
Jak większość ludzi na samym początku nie wiedzieliśmy jak to będzie funkcjonować, lecz po wielu szkoleniach oraz próbach ruszyliśmy podbijać tym świat. Zorganizowanie takiej konferencji wcale nie należy do najłatwiejszych. Musimy zorganizować platformę, na której będzie odbywać się nasza konferencja, rozesłać najpotrzebniejsze materiały konferencyjne oraz inne elementy do uczestników, zaprosić szczególnych gości do np. studia skąd będą przemawiać przed kamerą.
Może wydawać się to skomplikowane, ale naprawdę wcale takie nie jest, a stało się ratunkiem dla konferencji podczas pandemii.
Chcesz zorganizować konferencję?
To tylko z Everal – https://www.everal.pl/organizacja-konferencji/
